거래처·고객 문자/이메일 — 독촉, 예약, 문의 답변, 사과
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✅ 이 페이지를 끝내면 할 수 있는 것
- 미수금 독촉, 납품 재촉 문자를 “정중하지만 확실하게” 씁니다.
- 예약 확인·리마인드 문자, 단체 주문 문의 답변을 틀 하나로 돌려 씁니다.
- 한 번 받은 초안을 “더 부드럽게 / 더 단호하게” 후속 질문으로 말투만 바꿉니다.
먼저: 말투 조절은 후속 질문으로
이 페이지의 핵심 기술 하나입니다. 처음부터 완벽한 말투를 주문하지 마세요. 일단 받고, 한 줄로 조절하는 게 훨씬 빠릅니다.
좋아. 같은 내용으로 한 단계 더 부드럽게.너무 약해. 기한과 금액이 더 또렷하게 보이게, 한 단계 단호하게.이 내용 그대로 문자 길이(3문장)로 줄여 줘.한 초안에서 “부드럽게 → 단호하게 → 문자 길이로” 세 번 돌리면 상황에 맞는 버전이 다 나옵니다.
1. 미수금·납품 독촉 (가장 쓰기 싫은 문자)
원칙: 사실(금액·기한) + 부탁 + 다음 행동 세 가지만. 감정과 사정 설명은 뺍니다.
복붙 프롬프트
[컨텍스트 카드 붙여넣기]
거래처에 보낼 [미수금 입금 요청 / 납품 지연 확인] 문자 초안을 써 줘.
- 관계: [오래된 거래처 / 이번에 처음 거래 / 여러 번 늦은 곳]
- 사실: [금액], [원래 기한], [며칠 지났는지]
- 원하는 것: [언제까지 입금 / 납품 예정일 회신]
- 말투: 존댓말, 정중하지만 애매하지 않게. 사정 설명이나 사과는 넣지 마.
- 길이: 4문장 이내. 마지막은 "확인 부탁드립니다"류로.
- 담당자 이름·계좌는 [담당자], [계좌]로 비워 둬.업종 예시 완성본 (소규모 제조 “행복문구”)
우리 가게: 행복문구. 문구류 소규모 제조·도매, 거래처 30곳, 월말 정산.
거래처에 보낼 미수금 입금 요청 문자 초안을 써 줘.
- 관계: 3년 된 거래처, 이번이 두 번째 지연
- 사실: 지난달 납품분 1,240,000원, 기한 8월 31일, 오늘 10일 지남
- 원하는 것: 9월 15일까지 입금
- 말투: 존댓말, 정중하지만 애매하지 않게. 사정 설명이나 사과는 넣지 마.
- 길이: 4문장 이내. 마지막은 "확인 부탁드립니다"류로.
- 담당자 이름·계좌는 [담당자], [계좌]로 비워 둬.예상 결과
“[담당자]님, 행복문구입니다. 8월 납품분 1,240,000원이 아직 입금되지 않아 연락드립니다. 9월 15일까지 [계좌]로 입금 부탁드립니다. 확인 후 회신 주시면 감사하겠습니다.” 수준의 4문장.
다듬는 법
- 첫 독촉이면: “한 단계 부드럽게. ‘혹시 누락된 건 아닌지’ 뉘앙스로.”
- 세 번째 독촉이면: “한 단계 단호하게. 미입금 시 다음 납품이 어렵다는 점을 담담하게 1문장 추가.”
- 이메일로 보낼 거면: “이메일 형식으로. 제목 1줄 + 본문 6문장 이내.”
2. 예약 확인·리마인드 문자
한 번 만들어 두고 [대괄호]만 바꿔 계속 씁니다. 미용실, 네일샵, 학원, 병원, 헬스장, 식당 단체 예약에 전부 같습니다.
[컨텍스트 카드 붙여넣기]
예약 손님에게 보낼 문자 2종을 써 줘.
① 예약 확정 문자 (예약 직후): 날짜·시간·서비스·주의사항·변경 방법
② 리마인드 문자 (전날 저녁): 2문장, 시간·장소만
- 존댓말, 친근하게, 이모지 없이.
- 이름은 [고객명]으로 비워 둬.
- 주의사항: [사장님이 꼭 알리고 싶은 것 1–2개]
- 변경·취소: [몇 시간 전까지, 어디로 연락]업종 예시 완성본 (네일샵 “미소네일”):
우리 가게: 미소네일. 아파트 단지 상가 네일샵, 예약제, 1인 운영.
예약 손님에게 보낼 문자 2종을 써 줘.
① 예약 확정 문자 (예약 직후): 날짜·시간·서비스·주의사항·변경 방법
② 리마인드 문자 (전날 저녁): 2문장, 시간·장소만
- 존댓말, 친근하게, 이모지 없이.
- 이름은 [고객명]으로 비워 둬.
- 주의사항: 기존 젤 제거가 필요하면 20분 일찍 오시기, 5분 이상 늦으면 시술 범위가 줄 수 있음
- 변경·취소: 전날 오후 6시까지 카톡 채널로예상 결과: ①은 5–6문장에 날짜·시간을 [날짜] [시간]으로 비워 둔 틀, ②는 “내일 [시간] 미소네일 예약 잊지 마세요. 상가 2층입니다.” 정도의 2문장.
다듬는 법: 틀이 마음에 들면 메모앱에 저장하고, 앞으로는 AI 없이 [대괄호]만 바꿔 쓰세요. 이게 목표입니다.
3. 단체 주문·단체 예약 문의 답변
문의가 오면 급하게 답하다 조건을 빠뜨립니다. 답변에 꼭 들어갈 5가지를 프롬프트에 박아 두세요.
[컨텍스트 카드 붙여넣기]
단체 [주문/예약] 문의에 답하는 문자를 써 줘.
문의 내용: [손님이 보낸 문의 그대로, 이름·번호는 지우고]
답변에 꼭 넣을 것:
1. 가능 여부: [가능 / 조건부 가능 / 불가]
2. 인원·수량 조건: [최소·최대]
3. 가격·할인: [있으면]
4. 예약금·결제 방식: [있으면]
5. 확정 기한: [며칠 전까지 확정]
- 존댓말, 4–6문장, 마지막에 "회신 주시면 확정해 드리겠습니다".업종 예시 완성본 (분식집 “행복분식”):
우리 가게: 행복분식. 학교 앞 분식집, 떡볶이·김밥·튀김, 단체 도시락 가능.
단체 주문 문의에 답하는 문자를 써 줘.
문의 내용: 다음 주 수요일 점심에 김밥 40줄이랑 떡볶이 10인분 배달 되나요? 학교 행사예요.
답변에 꼭 넣을 것:
1. 가능 여부: 가능
2. 인원·수량 조건: 김밥은 100줄까지, 떡볶이는 30인분까지
3. 가격·할인: 30줄 이상 김밥 줄당 300원 할인
4. 예약금·결제 방식: 예약금 없음, 당일 계좌이체 또는 카드
5. 확정 기한: 이틀 전(월요일)까지 수량 확정
- 존댓말, 4–6문장, 마지막에 "회신 주시면 확정해 드리겠습니다".예상 결과: 가능 여부부터 시작해 5가지가 순서대로 들어간 5문장. 배달 시간을 되묻는 문장이 자연스럽게 붙기도 합니다.
다듬는 법: 조건 중 사장님이 안 준 걸 AI가 채워 넣으면(예: “배달비 무료”) 반드시 지우세요. “내가 준 조건 외에는 넣지 마"를 추가하면 줄어듭니다.
4. 거래처 조건 협상 초안
납품 단가, 결제 기한, 최소 주문량을 바꾸자고 말할 때. 먼저 상대가 얻는 것을 쓰고, 그다음 요청을 씁니다.
[컨텍스트 카드 붙여넣기]
거래처에 [단가 인하 / 결제 기한 연장 / 최소 주문량 조정]을 요청하는 이메일 초안을 써 줘.
- 관계: [기간, 거래 규모]
- 현재 조건: [지금 조건]
- 원하는 조건: [바꾸고 싶은 조건]
- 상대가 얻는 것: [물량 확대, 장기 계약, 선결제 등 내가 줄 수 있는 것]
- 구조: 감사 1문장 → 상대 이익 → 요청 → 대안 1개 → 미팅 제안
- 존댓말, 8문장 이내. 저자세 표현("염치없지만" 등) 금지.업종 예시 완성본 (카페 “커피한잔”):
우리 가게: 커피한잔. 동네 카페, 월 원두 사용량 약 40kg.
거래처에 단가 인하를 요청하는 이메일 초안을 써 줘.
- 관계: 원두 납품처, 2년 거래, 매월 정기 주문
- 현재 조건: kg당 [현재 단가], 월 40kg
- 원하는 조건: 월 60kg으로 늘리는 대신 kg당 [희망 단가]
- 상대가 얻는 것: 물량 50% 증가, 6개월 선약속
- 구조: 감사 1문장 → 상대 이익 → 요청 → 대안 1개 → 미팅 제안
- 존댓말, 8문장 이내. 저자세 표현("염치없지만" 등) 금지.예상 결과: 제목 포함 8문장 이내 이메일. “물량을 늘리는 대신"이 요청 앞에 오고, 대안으로 “단가 유지 시 배송비 조정” 같은 게 붙습니다.
다듬는 법: 대안이 사장님이 줄 수 없는 거면 지우고 “대안은 [내가 정한 것]으로 바꿔"로 다시 받으세요.
5. 사과 문자 (고객·거래처)
리뷰 답글과 같은 구조입니다: 공감 → 사실 → 조치 → 보상(있으면). 차이는 1:1이라 조금 더 구체적이어도 된다는 것.
[고객/거래처]에게 보낼 사과 문자를 써 줘.
- 무슨 일: [사실 1–2줄, 이름·번호 없이]
- 우리 쪽 원인: [솔직하게, 1문장]
- 조치: [이미 한 것 / 할 것]
- 보상: [있으면. 없으면 "없음"]
- 순서: 공감 → 사실 → 조치 → 보상 → 다시 한번 사과
- 존댓말, 5문장 이내, "죄송합니다" 2번까지.업종 예시 완성본 (학원 “튼튼수학”):
학부모에게 보낼 사과 문자를 써 줘.
- 무슨 일: 오늘 오후 4시 반 수업이 강사 사정으로 30분 늦게 시작함. 사전 안내 못 함.
- 우리 쪽 원인: 강사 급한 사정을 원장이 늦게 확인함.
- 조치: 늦은 30분은 다음 주 보강으로 채움. 앞으로 지연 시 10분 전 문자 안내.
- 보상: 없음
- 순서: 공감 → 사실 → 조치 → 보상 → 다시 한번 사과
- 존댓말, 5문장 이내, "죄송합니다" 2번까지.예상 결과: “기다리게 해 드려 죄송합니다"로 시작해 보강 안내와 재발 방지 문장으로 끝나는 5문장. 보상이 “없음"이면 그 문장은 빠집니다.
다듬는 법: 조치가 없는 사과는 사과가 아닙니다. 조치 칸이 비면 문자를 보내기 전에 먼저 조치를 정하세요.
다음 순서
- 지금 당장: 미루던 독촉 문자 1개를 위 틀로 만들어 오늘 보내세요.
- 그다음: 예약 확정·리마인드 틀을 메모앱에 저장하세요. 이건 AI 없이도 계속 씁니다.
- 나중에: 자동 발송(문자 API, 카톡 알림톡)은 다른 이야기입니다. 지금은 글만.
흔한 실수
- 독촉 문자에 사정 설명을 넣는다. “저희도 요즘 어려워서…“는 상대에게 협상 여지를 줍니다. 금액·기한·부탁만.
- AI가 넣은 조건을 검토 없이 보낸다. “배달비 무료”, “10% 할인” 같은 걸 AI가 슬쩍 넣습니다. 보내기 전에 숫자·조건을 전부 사장님 눈으로 확인하세요.
- 처음부터 완벽한 말투를 주문하려고 프롬프트를 길게 쓴다. 일단 받고 “한 단계 부드럽게"로 조절하는 게 빠릅니다.